AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
1. PORTÉE DE L’AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
La Ville de Magog déploie tous les efforts raisonnables pour assurer la sécurité des renseignements personnels fournis par les utilisateurs de l’ensemble des sites Internet qu’elle gère, y compris ceux recueillis lors de la consultation de son site Web (ci-après « son Site ») ou de l'utilisation de ses fonctionnalités en ligne. Elle a adopté une Politique de confidentialité à cet effet.
Le présent avis de confidentialité ci-après « l’Avis » vise à décrire les pratiques de protection des renseignements personnels que la Ville s’engage à appliquer dans le cadre particulier de ses activités de recrutement, afin d’assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
2. CHAMP D’APPLICATION DE L’AVIS
Cet Avis reflète l’importance qu’accorde la Ville au respect de la vie privée et la protection des Renseignements personnels qu'elle détient, provenant des personnes suivantes:
- a) Les candidats à l’un ou l’autre des emplois offerts pas la Ville qui visitent ou utilisent son Site, dans la mesure où des renseignements personnels sont recueillis;
- b) Les candidats à un emploi qui postulent à travers son Site (macarriereamagog.ca);
- c) Tout candidat qui communique avec la Ville de Magog;
- d) Toute personne dont les renseignements personnels sont autrement recueillis dans le cadre des activités de recrutement de la Ville.
Pour l’application du présent Avis, on entend par « renseignements personnels », toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier directement, soit par le recours à cette seule information ou indirectement, soit par combinaison avec d'autres informations.
3. NOS PRINCIPES DIRECTEURS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les pratiques de protection des renseignements personnels de la Ville de Magog sont basées sur les principes directeurs suivants :
3.1 LE CONSENTEMENT
Avant de collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, la Ville s'assure d'obtenir votre consentement conformément aux exigences applicables, à moins d'une exception prévue dans la loi.
Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels par la Ville pour des fins qui ne sont pas essentielles au processus de recrutement.
Toute demande de retrait de consentement devra être communiquée à la personne Responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après RPRP) à l'adresse courriel suivante : RPRP@ville.magog.qc.ca.
3.2 LA COLLECTE
3.2.1 Nature des renseignements personnels collectés
La Ville s’assure de collecter uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités de recrutement et auxquelles vous avez consenties. Il peut s’agir notamment :
- De vos renseignements d’identification, tels que votre nom, prénom, adresse courriel, adresse postale et numéro de téléphone;
- De renseignements qui sont nécessaires à l'optimisation de votre expérience sur son Site tels que votre adresse IP, vos données de localisation ou de navigation.
- Des renseignements personnels qui se trouvent dans votre curriculum vitae.
3.2.2 Moyens de collecte
Directement auprès de vous
La plupart des renseignements personnels que la Ville collecte sont ceux que vous lui fournissez directement, notamment lorsque vous :
- Communiquez avec elle;
- Naviguez sur son Site;
- Soumettez une candidature à un poste en ligne;
Auprès d’un tiers
La Ville peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers ou de représentants autorisés avec votre consentement ou si la loi l'autorise à les collecter ainsi.
Par le biais des témoins « cookies »
Vous pouvez consulter la Politique de confidentialité adoptée par la Ville, qui gère l’utilisation des fichiers témoins.
3.3 L’UTILISATION
La Ville collecte, utilise et communique vos renseignements personnels pour les fins auxquelles vous avez consenties seulement ou qui sont permises par la Loi. Les fins pour lesquelles la Ville collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de leur collecte.
La Ville collecte vos renseignements personnels, notamment pour les fins suivantes :
- Confirmer votre identité et vérifier l'exactitude de vos renseignements; personnels;
- Évaluer votre candidature à un poste;
- Analyser des données et générer des statistiques;
- Gérer et optimiser son Site et personnaliser et adapter votre expérience de navigation à vos besoins;
- Communiquer avec vous;
- Répondre à ses exigences légales et réglementaires.
Vous pouvez nous demander plus de détails sur ces utilisations en tout temps.
3.4 LA COMMUNICATION
Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des Renseignements personnels sans le consentement de la Personne concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des Renseignements personnels sensibles sont en cause.
Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un mandat, la Ville doit conclure une entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types de la Ville.
Pour faciliter le recrutement, la Ville a recours au logiciel Cegid DigitalRecruiters, édité par la société BANKESS, permettant de diffuser des offres d'emploi, de collecter des candidatures et de les gérer. La Ville agit en qualité de responsable des traitements des données personnelles communiquées et BANKESS en qualité de sous-traitant.
La Ville s'assure que le caractère confidentiel de vos renseignements personnels soit conservé lorsqu’ils sont communiqués à des tiers. De plus, La Ville s'engage à ne pas vendre, céder ou louer à un tiers vos renseignements personnels.
3.5 LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION
La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation.
3.6 LA SÉCURITÉ
La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment en compte du degré de sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur support.
La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions aient accès aux renseignements personnels.
L’usager est responsable de l’information qu’il achemine à la Ville de Magog ainsi que du maintien de la confidentialité de ses renseignements d’identification et d’authentification (code utilisateur, code d’accès, mot de passe, etc.). La Ville ne peut être tenue responsable d’un usage non autorisé causé par l’usager.
L’usager doit également s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel il transmet ou reçoit de l’information de la Ville est suffisamment sécuritaire et faire preuve de vigilance. La Ville ne peut être tenue responsable d’un accès non autorisé à des renseignements découlant d’une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l’équipement ou le système de l’usager.
3.7 VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Toute personne peut demander que les renseignements personnels la concernant soient corrigés, détruits ou qu’ils ne soient plus utilisés pour les fins pour lesquels ils ont été recueillis. Pour ce faire, elle contacte le RPRP par courriel : RPRP@ville.magog.qc.ca).
Conformément aux lois applicables, la Ville de Magog s’engage à respecter toute demande de retrait, de rectification et de destruction, dans la mesure où les renseignements ne sont plus nécessaires pour l’obtention du service requis ou qu’il n’y a aucune obligation juridique exigeant leur conservation.
Accès, modification et plaintes
Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne dont les renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits suivants :
- le droit d'accéder aux renseignements personnels détenus par la Ville et d'en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non. À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès de cette personne, et non pas créé ou inféré à partir d'un renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande.
- le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant, la Ville informe la personne concernée de l'obligation de payer des frais avant de traiter sa demande.
Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit et recevront une réponse écrite.
Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être suffisamment précises pour permettre au RPRP de localiser ces renseignements personnels. Le droit d'accès ne s'applique qu'aux renseignements personnels existants.
Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être transmise au RPRP via le courriel suivant : RPRP@ville.magog.qc.ca. La Ville doit y répondre dans un délai de 30 jours.
4. COORDONNÉES DU RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :
Adresse postale : Ville de Magog (RPRP), 7, rue Principale Est, Magog (Qc) J1X 1Y4
Adresse courriel : RPRP@ville.magog.qc.ca.
5. MODIFICATION DE L’AVIS
La Ville se réserve le droit de modifier cet Avis en tout temps et sans préavis. Vous pouvez consulter en tout temps l’Avis applicable sur le présent site. La date de la dernière mise à jour du présent Avis est inscrit au bas de cette page.